Integritetspolicy

Den här policyn beskriver hur Värmeverket behandlar personuppgifter när du besöker varmeverket.com, ansöker om medlemskap, bokar lokaler, köper biljetter eller på andra sätt interagerar med vår verksamhet. Vi följer EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och svensk lagstiftning.

1. Vem vi är

Personuppgiftsansvarig för behandlingen är Stiftelsen Värmeverket, organisationsnummer 802482-0477, med säte på Bredängsvägen 203, 127 34 Skärholmen.

Frågor om personuppgifter, eller önskemål om att utöva dina rättigheter, skickas till integritet@varmeverket.com.

2. Vad omfattas av policyn

Policyn gäller behandling som sker via varmeverket.com, vår medlemsportal samt de bakomliggande systemen för bokning, fakturering, fysisk passage och kommunikation. Den gäller inte tjänster från tredje part som du når via länkar härifrån — där ansvarar respektive leverantör för sin egen behandling.

3. Vilka uppgifter vi behandlar och varifrån de kommer

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter om dig:

• Identitet — namn, pronomen, födelsedatum.
• Kontaktuppgifter — e-post, telefonnummer, adress.
• Ekonomiska uppgifter — Stripe-kund-ID, faktureringsadress, betalningar och prenumerationsstatus.
• Tekniska uppgifter — IP-adress, webbläsartyp, cookie-ID:n och loggdata vid besök på webbplatsen.
• Beteendedata — analyshändelser om du har samtyckt, samt eventuella konversationer med vår AI-baserade chattfunktion.
• Interna analyssvar — uppgifter om dig kan förekomma i sparade frågor och svar från vår interna AI-assistent (Ask), som personalen använder för att ställa frågor om verksamhetens data. Se avsnitt 5 och 11.
• Automatiska bedömningar av ärenden — om du har kontaktat oss kan vi spara en automatisk bedömning av om vårt svar avslutade ärendet, tillsammans med en kort motivering på en mening. Själva mejltexten sparas inte. Se avsnitt 5 och 11.
• Ansökningsinnehåll — uppgifter du själv lämnar vid medlemskapsansökan, inklusive porträtt, motivation, bakgrund och frivilliga fält. Vissa fält kan innehålla uppgifter som angränsar till känsliga kategorier (t.ex. tillhörighet till minoritetsgrupp). Sådana fält är frivilliga.
• Passagedata — händelser från vårt passersystem (in- och utpassering kopplade till nyckel eller PIN-kod).
• Bild — profilbild om du laddar upp en sådan.

Uppgifterna kommer i första hand från dig själv när du registrerar ett konto, fyller i ett formulär eller använder våra tjänster. Vi tar även emot uppgifter från Stripe (betalningsmetadata), Skedda (importerade bokningar via iCal) samt vårt passersystem (logghändelser).

4. Varför vi behandlar dina uppgifter

Nedan listar vi de ändamål för vilka vi behandlar personuppgifter och den rättsliga grunden för respektive behandling.

5. Vilka vi delar uppgifter med

Vi anlitar utvalda leverantörer (personuppgiftsbiträden) som behandlar uppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner. Leverantörerna är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal.

Vi använder dessutom egen infrastruktur för passersystemet (NOX R9), vår databas och vår applikationsserver. Personuppgifter kan lämnas ut till myndigheter när det krävs enligt lag (t.ex. Skatteverket vid bokföringsärenden eller Polismyndigheten vid rättslig begäran).

Vad som skickas till våra AI-leverantörer

Den interna AI-assistenten Ask använder språkmodellen Claude hos Anthropic. Personalens fråga, en beskrivning av databasens struktur och de rader som frågan hämtar skickas till Anthropic för att svaret ska kunna formuleras. Vilka uppgifter som kan hämtas är begränsat i databasen, inte bara i instruktionerna till modellen: assistenten läser en särskild uppsättning vyer där känsliga fält är bortfiltrerade — bland annat lösenord och sessionsnycklar, födelsedatum, PIN-koder, hemadress och telefonnummer, uppgift om minoritetstillhörighet, ansökningstexter och intervjuanteckningar samt innehållet i e-post. Den begränsningen gäller Ask; om automatisk ärendebedömning, som däremot läser mejltext, se stycket nedan. För det som ändå behöver kunna följas upp på aggregerad nivå exponeras härledda värden, till exempel åldersspann i stället för födelsedatum. Varje fråga och varje körd databasfråga loggas för intern revision.

Anthropic behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde enligt personuppgiftsbiträdesavtal. Enligt Anthropics villkor för företagstjänster används uppgifterna inte för att träna modeller och raderas normalt inom 30 dagar; material som flaggas för brott mot Anthropics användarvillkor kan sparas längre.

Vid automatisk bedömning av om en förfrågan är avslutad skickas i stället två textstycken till Anthropic: personalens svar och din ursprungliga förfrågan, tillsammans med ärendets ämnesrad och vilken kategori det ligger i. Det är alltså mejltext, till skillnad från Ask ovan. Innan texten skickas tas den citerade delen av mejltråden bort, och båda styckena kortas till 4 000 tecken. Din e-postadress, bilagor, mottagarlistor och övriga mejl i tråden skickas inte. Går den citerade delen inte att skilja från svaret görs ingen bedömning alls. Modellen svarar med ett av tre alternativ — avsluta, håll öppet, oklart — plus en kort motivering, och det är bara det svaret och motiveringen som sparas hos oss. Mejltexten sparas inte; den läses direkt ur brevlådan varje gång den behövs.

När du skickar en förfrågan via kontaktformuläret läses den av språkmodellen i upp till tre steg. Inget av stegen skickar något till dig, och inget av dem skickar vidare andra kunders uppgifter.

• Tolkning. Ditt meddelande skickas till Anthropic, tillsammans med vilken sida du skickade det från, när du skickade det, och den organisation och vem du frågar som (till exempel privatperson eller företag) om du angav det. Ditt namn, din e-postadress och ditt telefonnummer skickas inte. Modellen svarar med vad förfrågan gäller, en kort sammanfattning och de uppgifter du gav (till exempel datum eller antal personer) med dina egna ord som stöd. Det används för att förfrågan ska hamna hos rätt person och för att välja vilka följdfrågor som visas på sidan för din förfrågan.
• Underlag. För att personalen ska slippa slå upp sådant själv hämtar modellen information som rör din förfrågan ur våra system: lokaler, vilka dagar en lokal är bokad eller stängd (aldrig av vem), programmet, utrustning, medlemskap och personalens egna anteckningar om hur vi arbetar. Om dig själv kan den hämta en sammanfattning av din egen historik hos oss — tidigare förfrågningar, bokningar, medlemskap, medlemskapsansökan och organisation — och ingen annans. Modellen får inte se din e-postadress; uppslagen är kopplade till din förfrågan.
• Förslag till svar. Utifrån ditt meddelande, tolkningen och underlaget skriver modellen ett förslag som personalen kan använda, ändra eller låta bli. Hälsningsfrasen med ditt namn läggs till hos oss och skickas inte till modellen. Förslaget skickas aldrig automatiskt — svaret skrivs och skickas av en person, från sin egen e-post.

Det som sparas hos oss är modellens tolkning, underlaget och förslaget, kopplade till din förfrågan. Ditt meddelande sparas som förut, och inga mejl från andra förfrågningar läses.

Chattfunktionen på webbplatsen skickar ditt meddelande och de tidigare meddelandena i samma chattsession till Anthropic, tillsammans med vilken sida du befinner dig på. Är du inloggad läggs dessutom ditt namn, när du blev medlem och dina kommande bokningar till i instruktionen till modellen, så att svaret kan utgå från din egen situation. Är du inte inloggad skickas inget om dig utöver det du själv skriver. Chattkonversationer sparas hos oss och kopplas till ditt konto när du är inloggad.

AI-stödd taggning av medlemsprofiler skickar de fritextfält du fyllt i vid medlemskapsansökan — din disciplin, din beskrivning av din praktik, din motivering och din önskade engagemangsnivå — kortade till 600 tecken per fält. Ditt namn och din e-postadress skickas inte; taggarna kopplas till din ansökan hos oss efteråt. I ett andra steg skickas enbart själva tagglistan, utan koppling till någon ansökan, för att grupperas i teman.

Operativa insikter skickar sammanräknad statistik om verksamheten — antal bokningar, beläggning per lokal, närvaro per period, intäkter, antal formulärsvar per formulär och liknande — samt besöksstatistik från webbplatsen. Det är aggregerade siffror: namn, e-postadresser och användarnamn ingår inte, och uppgifter om enskilda personer skickas inte.

Överföringar utanför EU/EES

Flera av leverantörerna ovan är baserade i USA eller behandlar uppgifter där. Sådana överföringar sker med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) och, där tillämpligt, ramverket EU–U.S. Data Privacy Framework. Vi tar löpande ställning till eventuella kompletterande skyddsåtgärder.

6. Hur länge vi sparar uppgifterna

7. Cookies och liknande tekniker

Vi delar in cookies i fyra kategorier. Endast nödvändiga cookies aktiveras automatiskt — övriga laddas först när du har gett ditt samtycke. Webbanalys utan cookies (Sitebehaviour samt Google Analytics i cookielöst läge) körs däremot även utan samtycke med stöd av berättigat intresse, eftersom ingen information lagras eller läses i din webbläsare. Du kan ändra ditt val via Hantera cookies i sidfoten.

8. Dina rättigheter

Du har, under förutsättningarna i GDPR, rätt att:

• Få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig (registerutdrag).
• Få felaktiga uppgifter rättade eller kompletterade.
• Få uppgifter raderade när det inte finns någon laglig grund för fortsatt behandling.
• Begära begränsning av behandlingen i vissa situationer.
• Invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse.
• Få ut eller överföra dina uppgifter (dataportabilitet) i de fall behandlingen sker automatiserat med stöd av samtycke eller avtal.
• Återkalla samtycke när som helst, utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett innan återkallelsen.

Ett registerutdrag omfattar även det vi håller från AI-funktionerna: dina chattkonversationer med assistenten på webbplatsen, de AI-genererade taggarna från din medlemskapsansökan, frågor och svar i den interna assistenten som nämner dig, bedömningar av om din förfrågan besvarats färdigt, och språkmodellens tolkning, underlag och svarsförslag för dina förfrågningar. Chattkonversationer och taggar raderar vi på din begäran. Tolkningar, underlag och svarsförslag raderas tillsammans med den förfrågan de gäller, eftersom de bara beskriver den. En chatt du förde utan att vara inloggad kan vi däremot inte koppla till dig, och kan därför varken lämna ut eller radera på begäran — den raderas i stället av lagringstiden i avsnitt 6.

Skicka din begäran till integritet@varmeverket.com. Vi kan behöva be dig styrka din identitet innan vi besvarar förfrågan.

9. Säkerhet

Vi skyddar dina uppgifter med tekniska och organisatoriska åtgärder, bland annat krypterad överföring (HTTPS), behörighetsstyrning (RBAC), hashade lösenord, begränsad fysisk åtkomst till våra serverutrymmen samt logg- och övervakningsrutiner. Vi delar aldrig uppgifter med tredje part i andra syften än de som beskrivs i denna policy.

10. Barn

Våra tjänster riktar sig inte till barn under 16 år. Om du är under 16 ska en vårdnadshavare ge sitt samtycke innan du lämnar personuppgifter till oss. Om vi får kännedom om att vi behandlar uppgifter om ett barn utan giltigt samtycke raderar vi dem.

11. Automatiserade beslut och profilering

Vi använder vissa automatiserade rutiner i den dagliga driften:

• Behörighetsstyrning (RBAC) — systemet avgör automatiskt vilka uppgifter du kan se eller ändra utifrån din roll (medlem, personal m.fl.).
• Bokningskvoter — systemet räknar automatiskt av ditt utnyttjande mot den kvot som ingår i din prenumeration.
• Automatisk moms — Stripe beräknar momsen automatiskt baserat på din faktureringsadress, för att vi ska uppfylla skatterättsliga krav.
• AI-stödd taggning för medlemsmatchning — fritextfält du fyller i vid medlemskapsansökan kan skickas till språkmodellen Claude hos Anthropic för att modellen ska föreslå taggar som beskriver dina intressen och färdigheter. Taggarna används för att ge dig personaliserade rekommendationer av evenemang och kurser, samt för att vi ska kunna hitta medlemmar som kan vara intresserade av en kurs eller passa för att uppträda eller bidra på ett evenemang. Taggarna används inte för att bedöma din medlemskapsansökan — den granskningen är helt manuell.
• Automatiskt avslut av besvarade förfrågningar — när personalen har svarat dig kan språkmodellen Claude bedöma om svaret avslutade konversationen, och ärendet markeras då som avslutat i vårt interna system. Bedömningen rör bara vår egen ärendekö: den ändrar ingenting i sak, fattar inget beslut om dig och stänger inga möjligheter för dig. Den i personalen som skrev svaret underrättas om varje automatiskt avslut och kan öppna ärendet igen med ett klick, och ett nytt mejl från dig öppnar det automatiskt. Förfrågningar om lokalhyra avslutas aldrig automatiskt, och ett ärende avslutas bara när bedömningen är entydig — i annat fall lämnas det till en människa.
• Tolkning av förfrågningar — när du skickar en förfrågan läser språkmodellen Claude vad den gäller. Tolkningen används för att förfrågan ska hamna hos rätt person och för att välja högst tre följdfrågor som visas på sidan för din förfrågan; är tolkningen osäker visas inga följdfrågor alls. Den fattar inget beslut om dig och avgör inte vad svaret blir. Personalen ser tolkningen, kan ändra den, och du kan alltid skriva fritt om det du vill lägga till. Förslag till svar som modellen skriver till personalen skickas aldrig automatiskt.
• Intern AI-assistent (Ask) — personalen kan ställa frågor i fritext om verksamhetens data, och språkmodellen Claude hos Anthropic formulerar både databasfrågan och det svar som visas. Assistenten används för uppföljning och statistik. Den fattar inga beslut om enskilda personer — bedömningar av ansökningar, bokningar och behörigheter görs som tidigare.

Ingen av dessa rutiner fattar beslut som har rättsliga eller motsvarande betydande effekter för dig i den mening som avses i artikel 22 GDPR. Du har ändå rätt att höra av dig om du vill ha mer information om hur en automatiserad rutin har påverkat dig.

12. Ändringar i denna policy

Vi kan komma att uppdatera policyn när våra tjänster eller regelverket förändras. Den senaste versionen finns alltid på den här sidan, med ett datum högst upp som visar när den uppdaterades. Vid väsentliga ändringar informerar vi dig via e-post eller via ett tydligt meddelande på webbplatsen.

13. Kontakt och klagomål

Vid frågor om vår behandling av dina personuppgifter når du oss på integritet@varmeverket.com.

Om du anser att vi har behandlat dina uppgifter i strid med GDPR har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet i Sverige. Aktuella kontaktuppgifter finns på www.imy.se.